La documentazione di assunzione può ora arrivare in un'area riservata online, senza moduli cartacei da ritirare e firmare a mano. Per il lavoratore neo assunto il vantaggio è immediato: i documenti restano disponibili, riproducibili e conservabili quando serve. C'è però un paletto che cambia le abitudini. Le dichiarazioni di volontà, come la scelta sulla destinazione del TFR, non si chiudono con l'accesso a SPID o CIE: serve apporre una firma elettronica.
Cosa cambia per chi inizia un nuovo lavoro
Il via libera arriva dall'interpello n. 2/2026 del Ministero del Lavoro, risalente al 30 settembre 2026, in risposta al Consiglio nazionale dell'Ordine dei consulenti del lavoro (istanza 15911/2026). Il Ministero accoglie la richiesta di semplificazione: l'obbligo di consegna della documentazione informativa sul rapporto di lavoro può essere assolto caricando i file in un'apposita sezione di una piattaforma informatica accessibile al solo lavoratore con credenziali personali. La stessa area dove di norma si consultano le buste paga. Stop quindi ai moduli cartacei e alla consegna a mano.
Per il neo assunto significa non dover più rincorrere l'ufficio personale per ottenere copie. Il documento deve poter essere visualizzato, riprodotto e conservato senza difficoltà, e la piattaforma deve garantire piena tracciabilità. La responsabilità dell'adempimento resta in capo al datore di lavoro, anche quando la piattaforma è gestita da un professionista incaricato o da un fornitore di servizi esterno.
Informativi e dichiarativi: due percorsi e due firme
I documenti legati all'assunzione non sono tutti uguali e il Ministero li tratta in modo distinto. Quelli meramente informativi, che non chiedono al lavoratore di compilare o dichiarare nulla, possono essere semplicemente messi a disposizione nell'area riservata, con la sola tracciabilità della data di pubblicazione e dell'eventuale presa visione. Quelli che contengono dichiarazioni di scienza o di volontà del lavoratore richiedono invece un passaggio in più.
Per chi firma, la conseguenza pratica è netta: servono due fasi separate.
- L'autenticazione con SPID o CIE per entrare nell'area riservata.
- La sottoscrizione del documento con firma digitale, firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata.
L'identificazione con SPID o CIE, da sola, non equivale all'apposizione di una firma elettronica: lo stabilisce il Codice dell'amministrazione digitale (d.lgs. 82/2005), richiamato nella risposta ministeriale. La formula "firma digitale" con cui la novità è stata sintetizzata è quindi più stretta di quanto preveda il testo: gli strumenti ammessi sono tre.
Sul piano tecnico, l'articolo 64, comma 2-quinquies, del CAD consente ai soggetti privati di usare SPID e CIE per identificare gli utenti dei propri servizi in rete. È la base giuridica che legittima l'accesso del lavoratore alla piattaforma aziendale. Per la validità del documento informatico conta però l'articolo 20, comma 1-bis: serve una firma digitale, qualificata o avanzata, oppure la formazione del documento con un processo che ne garantisca sicurezza, integrità, immodificabilità e riconducibilità inequivoca al suo autore.
Tra le soluzioni ammesse rientrano le firme elettroniche avanzate conformi all'articolo 26 del Regolamento eIDAS (Regolamento UE 910/2014) e agli articoli 55-61 del DPCM 22 febbraio 2013. In pratica il lavoratore, già identificato con SPID o CIE, sottoscrive con un meccanismo posto sotto il suo esclusivo controllo, come un codice monouso ricevuto su un dispositivo nella sua disponibilità.
Due esclusioni da conoscere. La Carta Nazionale dei Servizi non è considerata equivalente a SPID e CIE, perché la norma richiama espressamente solo questi due strumenti. E l'articolo 65 del CAD, che disciplina le istanze telematiche verso le pubbliche amministrazioni, non può fondare la validità delle dichiarazioni rese a un datore di lavoro privato.
Cosa deve garantire la piattaforma aziendale
Perché la consegna online sia valida, il sistema deve assicurare condizioni verificabili anche in sede ispettiva:
- identificazione dell'utente e sicurezza del processo di accesso;
- accessibilità e disponibilità dei documenti, intese come possibilità di visionarli, conservarli e riprodurli;
- integrità dei documenti;
- tracciabilità della data di messa a disposizione;
- tracciabilità della presa visione, ove richiesta dalla disciplina del singolo documento.
Più documenti possono essere consegnati insieme con un'unica conferma di presa visione riepilogativa, a patto che il sistema registri distintamente per ciascun documento la data di messa a disposizione e quella dell'eventuale presa visione. Un punto da verificare con attenzione: se la piattaforma non è temporaneamente disponibile, i termini per la consegna non si spostano. Il datore deve attivare una modalità alternativa, ad esempio via PEC o con altri strumenti telematici che provino l'avvenuta consegna, conservandone evidenza.
Il punto per il lavoratore
La novità estende ai documenti di assunzione un meccanismo già riconosciuto dal Ministero con gli interpelli n. 1/2008 e n. 13/2012, che riguardavano però il solo prospetto paga, consegnato via PEC, posta elettronica ordinaria o area riservata con password. Il perimetro si allarga ora a tutta la documentazione che non richiede una dichiarazione del lavoratore, mentre per le dichiarazioni il percorso si allunga invece di accorciarsi.
Per chi inizia un lavoro la verifica utile è doppia. Accertarsi che la piattaforma consenta di scaricare e conservare i documenti, non solo di leggerli a schermo. E controllare di avere uno strumento di firma idoneo prima di dover scegliere, per esempio, dove destinare il TFR: senza quello, il percorso digitale si blocca a metà e si torna a dipendere dai tempi dell'ufficio personale.
Fonti
Indice dei Contenuti
